自動化候補を時間と頻度で見つける
1週間だけ、繰り返した仕事の名前、かかった時間、発生回数を記録します。定型メール、会議メモの整理、データの転記、公開前のチェックリストなどが候補になります。
時間が長い仕事でも、毎回高度な判断が必要なら最初の対象には向きません。短時間でも頻度が高く、入力と完成形が決まっている仕事を優先します。
入力・処理・出力へ分ける
作業を一文でAIへ渡さず、材料、変換ルール、完成形の3つに分けると、間違いが起きた場所を確認できます。
- 入力：議事録、問い合わせ文、管理表などの元データ
- 処理：要約、分類、下書き、形式変換
- 出力：メール案、タスク一覧、表への転記候補
人が確認する境界を残す
顧客への送信、公開、個人情報、契約、金銭が関わる操作は、人が内容と送信先を確認してから実行します。AIは下書きまでにすると事故を戻しやすくなります。
30日後は削減時間だけでなく、修正回数と見落としも記録します。早くなっても修正が増えたなら、入力条件か確認手順を見直します。